1. Contexte du client

• Les fournisseurs de meubles vietnamiens locaux ne pouvaient livrer que des postes de travail basiques (sans rangement intégré ni cloisons) en 10 semaines, ce qui ne répondait pas aux besoins de l'équipe en matière d'espaces organisés et semi-privés.
• Les postes de travail importés d'Asie du Sud-Est ont coûté 25 % de plus que prévu, avec une personnalisation limitée pour l'aménagement en espace ouvert de l'entreprise.

2. Exigences du client et objectifs du projet

1. Conformité réglementaire: Découvrez le VietnamMinistère des Ressources naturelles et de l'EnvironnementNormes de grade E1 (émissions de formaldéhyde ≤ 0,124 mg/m³) pour le mobilier de bureau importé.
2. Fonctionnalité et efficacité spatiale:
   • Postes de travail pour 2 personnes (pour soutenir la collaboration en équipe pour les binômes du service client) avec des surfaces de travail de 60" x 30" (suffisantes pour deux écrans).
   • Cloisons en tissu de 18 pouces de haut (pour offrir une semi-intimité sans bloquer la communication en espace ouvert).
   • Armoires de rangement sous le bureau (pour les effets personnels des employés et les documents de l'équipe, réduisant ainsi l'encombrement dans l'espace ouvert).
3. Alignement esthétiquePlans de travail en chêne clair + cadres noirs mats (en accord avec le décor de bureau « moderne et lumineux » de l'entreprise, choisi par vote des employés).
4. Chronologie et échelleLivrer 50 postes de travail dans un délai de 8 semaines, à temps pour l'intégration des nouvelles recrues.

3. Processus de personnalisation et de conception

• Validation de la mise en page et des finitionsL'équipe a présenté à l'entreprise deux options d'aménagement de postes de travail (pour deux ou quatre personnes) et trois échantillons de finition (chêne clair, érable et gris). L'aménagement pour deux personnes a été retenu pour son équilibre entre collaboration et optimisation de l'espace ; la combinaison chêne clair et noir mat a recueilli 75 % des suffrages des employés pour son aspect « lumineux et dynamique ».
• Tests de prototypesUn poste de travail complet pour deux personnes a été conçu et expédié à Hô Chi Minh-Ville pour une période d'essai de cinq jours. Deux agents du service client ont fait remarquer : « La cloison nous permet de nous concentrer sur les appels tout en pouvant demander rapidement de l'aide à notre collègue ; c'est bien plus pratique qu'un bureau ouvert. Le rangement sous le bureau permet à notre équipe de bien organiser ses documents de commande. »
• Alignement du rendu 3DMEI YI a fourni des rendus 3D de 50 postes de travail aménagés dans l'espace ouvert de l'entreprise, confirmant que l'agencement pouvait accueillir 100 employés (plus les allées) sans surpopulation.

4. Production et assurance qualité

• Calendrier de production:
  • Semaines 1 à 2 : Approvisionnement en matériaux (chêne clair de qualité E1 certifié FSC, séparateurs en tissu durable, cadres en acier noir mat).
  • Semaines 3 à 7 : Production en série (1 ligne, 10 postes de travail par semaine – avec 2 inspecteurs affectés à la vérification de la hauteur des séparateurs et de la fonctionnalité de stockage).
  • Semaine 8 : Inspection finale, emballage et préparation du fret.
• Contrôles de qualité rigoureux:
  1. Tests de conformité10 % des postes de travail ont été testés pour les émissions de classe E1 (tous répondaient aux normes vietnamiennes).
  2. Tests fonctionnelsChaque séparateur a été vérifié quant à sa stabilité ; les armoires sous le bureau ont été testées 150 fois pour confirmer leur bon fonctionnement à l'ouverture et à la fermeture.
  3. Inspection finaleChaque poste de travail a été vérifié afin de garantir une coloration chêne clair uniforme et des plans de travail sans rayures.

5. Logistique et livraison

• ConditionnementChaque poste de travail était emballé à plat (pour réduire le volume d'expédition) et enveloppé dans un film résistant à l'humidité (pour le protéger du climat humide du Vietnam) + carton renforcé.
• DédouanementLes documents ISO/E1/FSC pré-soumis ont été partagés avec les douanes vietnamiennes une semaine à l'avance, permettant le dédouanement au port de Hô Chi Minh-Ville en 2 jours (contre un délai habituel de 4 jours pour les marchandises non certifiées).
• Livraison finaleLes 50 postes de travail sont arrivés dans les bureaux de l'entreprise avec un jour d'avance (délai total de 7,5 semaines). MEI YI a fourni un guide de montage en vietnamien (avec photos étape par étape) et un contact local pour l'assistance après livraison.

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6. Commentaires des clients et résultats du projet

• Collaboration et productivité d'équipe90 % des employés ont fait état d’un « meilleur équilibre entre concentration et travail d’équipe » grâce aux postes de travail à deux personnes ; le temps moyen de résolution des appels de l’équipe du service client a diminué de 10 % (grâce à un soutien facilité entre pairs).
• Efficacité spatialeLes 50 postes de travail permettent d'accueillir 100 employés dans cet espace ouvert, soit 20 % de plus que le plan d'aménagement initial de l'entreprise (libérant ainsi de l'espace pour une nouvelle zone de pause).
• Durabilité et satisfactionAprès 6 semaines d'utilisation quotidienne, aucun poste de travail n'a présenté de dommages ; 85 % des nouvelles recrues ont indiqué que les postes de travail leur avaient permis de se sentir « accueillies et organisées » dès leur premier jour.
• Économies de coûtsLes prix pratiqués par MEI YI étaient 20 % inférieurs à ceux des importations régionales, ce qui a permis à l'entreprise d'investir dans des équipements de bureau supplémentaires (comme des chaises ergonomiques pour l'équipe).
• Partenariat renouveléHuit semaines après la livraison, l'entreprise a passé une commande complémentaire pour 30 postes de travail supplémentaires pour deux personnes, afin d'équiper son équipe marketing en pleine expansion.