تتخصص هذه الشركة للتجارة الإلكترونية، ومقرها مدينة هو تشي منه، في تصدير البضائع الفيتنامية إلى الأسواق العالمية، ويعمل بها فريق مكون من 150 شخصًا (مع خطة لتوظيف 50 موظفًا جديدًا في عام 2025). ومع توسع الشركة في أقسام خدمة العملاء والخدمات اللوجستية، احتاجت إلى تجهيز مكتب مفتوح بمساحة 2000 قدم مربع بـمحطات عمل تعاونية موفرة للمساحة—وهي أولوية بالنسبة لقوتها العاملة الشابة التي تركز على العمل الجماعي (80% من الموظفين تقل أعمارهم عن 30 عامًا).
واجه مدير العمليات في الشركة تحديين رئيسيين:
- لم يتمكن موردو الأثاث الفيتناميون المحليون إلا من تسليم محطات عمل أساسية (بدون تخزين مدمج أو فواصل) في غضون 10 أسابيع، وهو ما لم يلبي حاجة الفريق إلى مساحات منظمة وشبه خاصة.
- تجاوزت تكلفة محطات العمل المستوردة من جنوب شرق آسيا الميزانية بنسبة 25%، مع إمكانية تخصيص محدودة لتصميم الشركة ذي المخطط المفتوح.
بعد فحص الشركات المصنعة العالمية، اختار الفريق شركة MEI YI Furniture: خبرتها التي تزيد عن 16 عامًا في مجال أثاث المكاتب، وشهاداتها البيئية من الدرجة E1 (المتوافقة مع معايير الاستيراد الفيتنامية)، وضمان التسليم لمدة 8 أسابيع جعلتها الشريك المثالي.
لتحقيق التوافق بين ثقافة المكتب "التعاونية والمنظمة" للشركة واحتياجات مكان العمل الفيتنامي، حدد الفريق 4 أهداف أساسية:
- الامتثال التنظيميتعرّف على فيتناموزارة الموارد الطبيعية والبيئةمعايير الدرجة E1 (انبعاثات الفورمالديهايد ≤0.124 ملغم/م³) للأثاث المكتبي المستورد.
- الكفاءة الوظيفية وكفاءة استخدام المساحة:
- محطات عمل لشخصين (لدعم التعاون الجماعي لأزواج خدمة العملاء) مع أسطح عمل 60 بوصة × 30 بوصة (كافية لشاشتين).
- فواصل قماشية بارتفاع 18 بوصة (لتوفير شبه خصوصية دون حجب التواصل في المساحات المفتوحة).
- خزائن تخزين أسفل المكاتب (للأغراض الشخصية للموظفين ووثائق الفريق، مما يقلل من الفوضى في المساحة المفتوحة).
- المحاذاة الجمالية: أسطح عمل من خشب البلوط الفاتح + إطارات سوداء غير لامعة (تتناسب مع ديكور المكتب "العصري والمشرق" للشركة، والذي تم اختياره عن طريق تصويت الموظفين).
- الجدول الزمني والمقياس: تسليم 50 محطة عمل في غضون 8 أسابيع، في الوقت المناسب لتدريب الموظفين الجدد.
تعاون فريق التصميم التابع لشركة MEI YI مع فريق مكتب الشركة في مدينة هو تشي منه على مدار أسبوع ونصف:
- التحقق من التخطيط والتشطيبقدّم الفريق للشركة خيارين لتصميم محطات العمل (شخصان مقابل أربعة أشخاص) وثلاثة ألوان للتشطيبات (خشب البلوط الفاتح، وخشب القيقب، والرمادي). تم اختيار تصميم الشخصين لتحقيقه التوازن بين التعاون واستغلال المساحة بكفاءة؛ وحصل خشب البلوط الفاتح مع اللون الأسود غير اللامع على 75% من أصوات الموظفين لمظهره "المشرق والحيوي".
- اختبار النموذج الأوليتم تجهيز محطة عمل كاملة لشخصين وشحنها إلى مدينة هو تشي منه لتجربتها لمدة خمسة أيام. وأشار أحد موظفي خدمة العملاء إلى أن: "الفاصل يسمح لنا بالتركيز على المكالمات مع إمكانية طلب المساعدة من زميلنا بسرعة، وهو أفضل بكثير من المكتب المفتوح بالكامل. كما أن مساحة التخزين أسفل المكتب تُحافظ على تنظيم مستندات طلبات فريقنا."
- محاذاة العرض ثلاثي الأبعادقدمت شركة MEI YI صورًا ثلاثية الأبعاد لـ 50 محطة عمل مرتبة في مساحة الشركة ذات المخطط المفتوح، مؤكدة أن التصميم يناسب 100 موظف (بالإضافة إلى الممرات) دون ازدحام.
للوفاء بالجدول الزمني المحدد بثمانية أسابيع وحجم الإنتاج البالغ 50 وحدة، قامت شركة MEI YI بتفعيل خط إنتاج محطات العمل المفتوحة المخصصة في مصنعها الذي تبلغ مساحته 25000 متر مربع:
- جدول الإنتاج:
- الأسبوعان 1-2: مصادر المواد (خشب البلوط الفاتح من الدرجة E1 المعتمد من مجلس رعاية الغابات، وفواصل قماشية متينة، وإطارات فولاذية سوداء غير لامعة).
- الأسابيع من 3 إلى 7: الإنتاج الضخم (خط واحد، 10 محطات عمل في الأسبوع - مع تعيين مفتشين اثنين للتحقق من ارتفاع الفاصل ووظائف التخزين).
- الأسبوع الثامن: الفحص النهائي والتعبئة والتغليف وتجهيز الشحن.
- فحوصات جودة صارمة:
- اختبار الامتثالتم اختبار 10% من محطات العمل لانبعاثات من الدرجة E1 (جميعها استوفت المعايير الفيتنامية).
- الاختبار الوظيفيتم فحص كل فاصل للتأكد من ثباته؛ وتم اختبار خزائن أسفل المكتب 150 مرة للتأكد من سهولة فتحها وإغلاقها.
- إتمام الفحصتم التحقق من كل محطة عمل للتأكد من لونها الموحد من خشب البلوط الفاتح وأسطح العمل الخالية من الخدوش.
دخلت شركة MEI YI في شراكة مع شركة شحن تركز على جنوب شرق آسيا لتبسيط عملية التسليم إلى مدينة هو تشي منه:
- التعبئة والتغليفتم تغليف كل محطة عمل بشكل مسطح (لتقليل حجم الشحن) وتغليفها بغشاء مقاوم للرطوبة (للحماية من مناخ فيتنام الرطب) بالإضافة إلى كرتون مقوى.
- التخليص الجمركيتمت مشاركة وثائق ISO/E1/FSC المقدمة مسبقًا مع الجمارك الفيتنامية قبل أسبوع واحد - مما أدى إلى تخليص ميناء مدينة هو تشي منه في غضون يومين (مقابل التأخير المعتاد لمدة 4 أيام للبضائع غير المعتمدة).
- التسليم النهائيوصلت محطات العمل الخمسون إلى مكتب الشركة قبل الموعد المحدد بيوم واحد (أي بعد سبعة أسابيع ونصف). وقد أرفقت شركة MEI YI دليل تجميع باللغة الفيتنامية (مع صور توضيحية خطوة بخطوة) ومعلومات الاتصال بجهة محلية لتقديم الدعم بعد التسليم.
-
بعد ستة أسابيع من التثبيت، شارك مدير العمليات النتائج البارزة التالية:
- التعاون الجماعي والإنتاجيةأفاد 90% من الموظفين بوجود "توازن أفضل بين التركيز والعمل الجماعي" مع محطات العمل المكونة من شخصين؛ وانخفض متوسط وقت حل المكالمات لفريق خدمة العملاء بنسبة 10% (بفضل دعم الأقران الأسهل).
- كفاءة المساحة: تتسع محطات العمل الخمسون لـ 100 موظف في المساحة المفتوحة - أي بزيادة 20٪ عن مخطط الشركة الأصلي (مما يتيح مساحة لمنطقة استراحة جديدة).
- المتانة والرضابعد 6 أسابيع من الاستخدام اليومي، لم تظهر أي من محطات العمل أي أضرار؛ وأشار 85% من الموظفين الجدد إلى أن محطات العمل "جعلتهم يشعرون بالترحيب والتنظيم" في يومهم الأول.
- توفير التكاليفكانت أسعار شركة MEI YI أقل بنسبة 20٪ من الواردات الإقليمية، مما سمح للشركة بالاستثمار في وسائل الراحة المكتبية الإضافية (مثل الكراسي المريحة للفريق).
- شراكة متكررةقامت الشركة بتقديم طلب متابعة لـ 30 محطة عمل إضافية لشخصين بعد 8 أسابيع من التسليم، لتجهيز فريق التسويق المتوسع لديها.
واتساب: +8613422161319
كتاب فاكبوك
انستغرام
يوتيوب