Postes de travail en espace ouvert : conseils de conception et de productivité

Concevoir des espaces de travail ouverts pour une meilleure productivité

Pourquoi les postes de travail en espace ouvert restent importants pour les entreprises modernes

Espace ouvertpostes de travail de bureauLes espaces ouverts restent un choix courant pour les entreprises souhaitant accroître la collaboration, optimiser l'espace et réduire leurs coûts immobiliers. Cependant, leur réussite repose sur une conception réfléchie. Des espaces ouverts mal conçus peuvent nuire à la productivité, multiplier les distractions et impacter négativement le bien-être des employés. Cet article propose des recommandations fondées sur des données probantes et des conseils pratiques pour concevoir des postes de travail ouverts favorisant à la fois le travail collaboratif et les tâches nécessitant une concentration optimale.

Comprendre les besoins des utilisateurs en matière de postes de travail de bureau

Avant d'aménager les bureaux et les cloisons, effectuez une analyse des besoins qui relie l'aménagement des espaces de travail aux objectifs de l'organisation. Les questions clés sont notamment les suivantes :

• Quels sont les principaux modes de travail : concentration intense, réunions individuelles, collaboration en équipe ou tâches en contact direct avec les clients ?
• Quel pourcentage du temps les employés passent-ils au bureau par rapport au télétravail ?
• Quelles équipes nécessitent une collaboration synchrone fréquente et lesquelles ont besoin d'une concentration silencieuse ?

Les enquêtes et les observations basées sur les données sont essentielles. Par exemple, les études de Gensler sur les lieux de travail montrent que les modèles hybrides sont désormais la norme et que les employés apprécient la liberté de choix dans leur environnement de travail. Utilisez ces données pour aménager l'espace et définir les types de postes de travail plutôt que d'appliquer une solution unique.

Stratégies de zonage et d'aménagement des postes de travail en espace ouvert

Un zonage efficace sépare les activités spatialement et acoustiquement, offrant ainsi une variété de types de postes de travail. Les zones typiques comprennent :

• Espaces de collaboration avec bancs ou mobilier de détente pour le travail en groupe
• Des zones calmes avec des postes de travail à grand écran ou des cabines téléphoniques pour travailler en toute concentration
• Zones de transit pour les tâches de courte durée et les espaces de travail partagés
• Zones de support pour le stockage, les imprimantes et les interactions informelles

Règles pratiques d'aménagement :

• Aménagez des zones de collaboration à proximité des salles de réunion et des voies de circulation.
• Délimitez des zones silencieuses avec des zones de stockage, des plantes ou des zones de service afin de réduire les nuisances sonores.
• Utilisez du mobilier modulaire pour reconfigurer les postes de travail en fonction de l'évolution de la taille des équipes.

Solutions acoustiques pour les postes de travail en espace ouvert

L'acoustique est la préoccupation la plus fréquemment citée dans les espaces ouverts. Un bruit non maîtrisé réduit la concentration et augmente le stress. Voici quelques approches progressives :

• Matériaux absorbants sur les plafonds et les murs pour réduire la réverbération
• Hauteur des écrans et cloisons acoustiques de bureau pour atténuer le bruit direct entre les postes de travail adjacents
• Cabines acoustiques et cabines téléphoniques pour appels confidentiels
• Systèmes stratégiques de bruit blanc ou de masquage sonore, le cas échéant

Pour définir les seuils de bruit acceptables et choisir les traitements acoustiques, veuillez vous référer aux recommandations de l'OMS sur le bruit environnemental. Des objectifs acoustiques précis permettent de justifier les investissements et de mesurer les résultats après leur mise en œuvre.

Ergonomie et santé aux postes de travail de bureau

La conception ergonomique du poste de travail réduit les troubles musculo-squelettiques et améliore le confort. Éléments clés :

• Bureaux assis-debout avec réglage de 120 à 160 degrés et cadres stables
• Bras de moniteur réglables prenant en charge les configurations à double écran et corrigeant les angles de vision
• Chaises de bureau avec soutien lombaire, hauteur d'assise réglable et accoudoirs conformes aux recommandations ergonomiques de la BIFMA
• Positionnement correct du clavier et de la souris pour minimiser l'extension du poignet

Lors de l'achat de mobilier, privilégiez les produits testés selon les normes industrielles reconnues et proposez une formation aux utilisateurs sur la posture et le réglage des équipements. Investir dans l'ergonomie peut réduire l'absentéisme et améliorer la productivité à long terme.

Éclairage et confort visuel pour les postes de travail en espace ouvert

L’éclairage influe directement sur la vigilance, le confort et les performances visuelles. Conseils de conception :

• Combinez un éclairage à plusieurs niveaux : éclairage ambiant, éclairage fonctionnel et éclairage d’accentuation.
• Installez des lampes de travail réglables aux postes de travail afin de contrôler l'éblouissement direct et d'améliorer le contraste.
• Utilisez des stratégies d'éclairage naturel et de contrôle de l'éblouissement pour maximiser la lumière naturelle tout en évitant les reflets sur l'écran.
• Spécifiez les températures de couleur et l'IRC adaptés au type de travail effectué, généralement de 3500 K à 5000 K pour des tâches mixtes.

Choisir le mobilier pour les postes de travail en espace ouvert

Le choix du mobilier doit concilier flexibilité, durabilité et esthétique. Lors de la comparaison des solutions d'ameublement, tenez compte de la maintenance, de la modularité, de la garantie et du respect de l'environnement. Le tableau ci-dessous compare les aménagements courants de postes de travail.

Métriques d'aménagement de l'espace et densité des postes de travail de bureau

Utilisez des indicateurs factuels pour calculer la densité et la circulation des postes de travail. Les indicateurs de planification typiques comprennent :

• Surface de travail allouée par personne : variable selon le type de poste. Les banquettes offrent une surface de 5 à 7 m² par personne ; les solutions privilégiant l’intimité peuvent nécessiter de 8 à 12 m² par personne.
• Allocation d'espaces de collaboration : de 15 % à 30 % de la surface totale de travail, selon la culture et les besoins de l'équipe.
• Espaces de service et d'assistance : 10 % à 15 % pour le stockage, les imprimantes et les espaces informels

Validez vos hypothèses à l'aide de capteurs de présence ou de zones pilotes et ajustez la densité en conséquence. La surpopulation compromet les avantages d'un espace ouvert et augmente les risques de roulement du personnel.

Planification informatique et énergétique des postes de travail en espace ouvert

Une alimentation électrique fiable, une connectivité de données et une gestion des câbles efficaces sont essentielles. Liste de contrôle de conception :

• Fournir l'alimentation et les données à chaque poste de travail avec une capacité évolutive pour les moniteurs et les périphériques.
• Utilisez des chemins de câbles sous le bureau ou intégrés pour réduire les risques de trébuchement et améliorer l'esthétique.
• Planifier la couverture sans fil et l'emplacement des équipements audiovisuels pour les zones de collaboration.
• Coordonner avec le fournisseur de mobilier l'intégration des modules d'alimentation et des fonctionnalités de gestion de l'énergie

Mesurer la productivité et le retour sur investissement des postes de travail en espace ouvert

Associez les modifications de conception à des indicateurs clés de performance (KPI) mesurables afin de démontrer le retour sur investissement. Les indicateurs courants comprennent :

• scores des enquêtes sur la satisfaction et l'engagement des employés
• Temps passé en travail concentré par rapport aux séances collaboratives, mesuré par observation ou outils numériques
• Tendances en matière d'absentéisme et de congés de maladie
• Taux d'utilisation des espaces et coût immobilier par employé

Les évaluations avant et après occupation sont essentielles. Par exemple, les enquêtes menées par Gensler sur les lieux de travail permettent de suivre l'impact des modifications de conception sur l'expérience utilisateur et peuvent orienter les améliorations continues.

Liste de contrôle pour la mise en œuvre des postes de travail de bureau

Adoptez une approche progressive pour réduire les perturbations et garantir le succès :

1. Évaluation : interroger les employés, observer les flux de travail et définir les objectifs
2. Conception : zonage, spécifications du mobilier, acoustique, éclairage et coordination informatique
3. Pilotage : mettre en place une zone pilote et collecter des données objectives et subjectives
4. Déploiement : installation progressive avec gestion du changement et formation des utilisateurs
5. Évaluation : mesurer les indicateurs clés de performance et affiner la conception

Choisir un partenaire de mobilier pour les postes de travail en espace ouvert

Le choix d'un fabricant ou d'un fournisseur influe sur les délais, les coûts et la durée de vie du produit. Principaux critères d'évaluation :

• capacité de production et délais de livraison
• Contrôle de la qualité et certifications pertinentes
• Personnalisation et assistance CAO/3D pour l'intégration dans les plans d'aménagement.
• Garantie, assistance après-vente et expérience en logistique mondiale

MEI YI Furniture : Solutions sur mesure pour postes de travail de bureau et plus encore

Meubles MEI YI : sur mesureFabricant de meublesForte de plus de 16 ans d'expérience dans la conception et la production de mobilier haut de gamme pour bureaux, hôtels, écoles, établissements de santé et espaces publics à travers le monde, MEI YI propose aux clients des solutions fiables et directement issues de l'usine pour leurs espaces de travail ouverts. L'entreprise offre une prise en charge complète, de la conception à la livraison.

Nos principaux atouts et services comprennent :

• Usine de 25 000 m² avec plus de 100 professionnels et plus de 10 lignes de production de pointe
• Capacité de production de plus de 20 000 unités par an avec les certifications ISO, CE et FSC
• Matériaux écologiques de classe E1 et contrôle qualité complet avec des inspections rigoureuses des matières premières aux produits finis
• Services OEM/ODM avec une garantie de 5 ans et assistance gratuite en conception CAO/3D
• Équipe multilingue expérimentée dans les projets internationaux, prenant en charge la conception, la livraison et le service après-vente.

Principaux produits destinés aux postes de travail en espace ouvert :

• Mobilier de bureau: bancs, bureaux réglables en hauteur,chaises ergonomiques, unités de stockage, écrans acoustiques
• Mobilier d'hôtel etmobilier scolairepour les espaces de bureaux à usage mixte et adjacents à l'hôtellerie
• Mobilier sur mesure en acier et en bois, adapté aux spécifications du projet

Pourquoi MEI YI se distingue pour ses projets à aire ouverte :

• Achat direct usine : prix avantageux réduisant les coûts des intermédiaires et les délais de livraison
• Des normes de fabrication éprouvées et des certifications qui soutiennent les politiques d'approvisionnement de l'entreprise
• Expertise en conception et personnalisation pour créer des solutions de postes de travail modulaires et acoustiquement optimisées, alignées sur les objectifs organisationnels

Scénario : calcul du retour sur investissement d’un petit projet pilote pour de nouveaux postes de travail

Exemples d'hypothèses pour un projet pilote de 50 personnes convertissant des banquettes en espaces hybrides avec une acoustique améliorée et des bureaux assis-debout :

• Mobilier et travaux d'acoustique initiaux : 150 000 USD
• Gain de productivité estimé : 3 % en moyenne pour l’ensemble de l’équipe grâce à une meilleure concentration et une ergonomie améliorée.
• Coût moyen d'un employé à pleine charge : 80 000 USD par an

Gain de productivité annuel : 50 employés x 80 000 x 3 % = 120 000 USD. Délai de retour sur investissement du mobilier : 150 000 / 120 000 = 1,25 an. Cet exemple simple illustre comment de modestes gains de productivité peuvent justifier l’acquisition de postes de travail de meilleure qualité. Les résultats réels dépendent des conditions initiales, de la gestion du changement et de la rigueur des mesures.

Maintenir et faire évoluer les postes de travail de bureau au fil du temps

Les espaces ouverts évoluent en fonction des besoins organisationnels. Meilleures pratiques pour une pérennité optimale :

• Privilégiez les finitions durables et les composants remplaçables pour réduire les coûts du cycle de vie
• Conserver un petit stock de pièces détachées et de chaises/bureaux de rechange.
• Prévoir une reconfiguration périodique tous les 3 à 5 ans pour s'adapter à l'évolution des modèles de travail

Questions fréquentes concernant les postes de travail en espace ouvert

• Les postes de travail en espace ouvert vont-ils réduire la confidentialité ?Un zonage approprié, un traitement acoustique adéquat et des salles privées peuvent atténuer les risques liés à la confidentialité. Utilisez des salles de réunion fermées et des cabines téléphoniques pour les conversations sensibles.
• Quelle doit être la hauteur des écrans de bureau pour une confidentialité acoustique optimale ?La hauteur de l'écran dépend des tâches et de l'agencement. En général, les écrans acoustiques sont installés entre 400 et 800 mm au-dessus du bureau. Pour un résultat optimal, il est conseillé de les associer à des panneaux de plafond absorbants.
• Les bureaux assis-debout valent-ils l'investissement ?De nombreuses études montrent que les bureaux assis-debout améliorent le confort et peuvent réduire le temps passé assis. Associés à une formation en ergonomie, ils offrent un bénéfice mesurable en matière de bien-être.
• Comment puis-je mesurer le succès d'un nouvel aménagement de poste de travail ?Utilisez des enquêtes avant et après occupation, des capteurs d'utilisation, des données sur l'absentéisme et des indicateurs clés de performance de productivité alignés sur les objectifs commerciaux.
• Quelles certifications dois-je rechercher chez un fournisseur de meubles ?Recherchez la certification ISO pour la gestion de la qualité, la certification FSC pour les matériaux responsables, le marquage CE pour la conformité aux normes européennes et la classe d'émission de formaldéhyde E1 ou équivalente.
• Quelle surface dois-je prévoir par employé dans un espace ouvert ?Cela varie selon le type de poste de travail. Les banquettes nécessitent généralement de 5 à 7 m² par personne. Les solutions hybrides ou axées sur l'individualisation requièrent généralement de 8 à 12 m² par personne. Il est conseillé de faire des essais et d'ajuster en fonction des données d'utilisation.

Contact et prochaines étapes

Pour vos projets d'aménagement de bureaux en espace ouvert nécessitant des postes de travail personnalisés, MEI YI Furniture vous propose un accompagnement en conception, des échantillons et des plans CAO/3D gratuits. Contactez MEI YI pour discuter d'un projet pilote, obtenir un devis ou consulter nos catalogues de mobilier de bureau, d'hôtel et scolaire. Découvrez les avantages de la vente directe d'usine, nos certifications ISO/CE/FSC et nos solutions sur mesure pour vos espaces de travail.

Références

• Gensler Research Institute. Enquête Gensler sur le lieu de travail aux États-Unis 2022. https://www.gensler.com/research-insight/gensler-us-workplace-survey-2022. Consulté le 10 mai 2024.
• Organisation mondiale de la santé. Lignes directrices relatives au bruit environnemental pour la région européenne. 2018. https://www.who.int/publications/i/item/9789241550536. Consulté le 12 mai 2024.
• BIFMA - Association des fabricants de mobilier commercial et institutionnel. Guide d'ergonomie et de mobilier de bureau. https://www.bifma.org. Consulté le 20 avril 2024.
• Étude Steelcase sur l'expérience au travail et les employés. https://www.steelcase.com/research. Consulté le 25 avril 2024.
• Recherches ergonomiques évaluées par des pairs et livres blancs sur les bureaux assis-debout et le bien-être des employés. Sources diverses consolidées 2018-2023.