Estaciones de trabajo de oficina de planta abierta: consejos de diseño y productividad

Diseño de espacios de trabajo abiertos para una mejor productividad

Por qué las estaciones de trabajo de oficina de planta abierta siguen siendo importantes para las empresas modernas

planta abiertaestaciones de trabajo de oficinaSiguen siendo una opción común para las empresas que buscan aumentar la colaboración, optimizar el espacio y reducir los costos inmobiliarios. Sin embargo, el éxito de los espacios abiertos depende de un diseño bien pensado. Un diseño deficiente puede reducir la productividad, aumentar las distracciones y afectar negativamente el bienestar de los empleados. Este artículo ofrece orientación basada en la evidencia y consejos prácticos de diseño para crear estaciones de trabajo abiertas que favorezcan tanto el trabajo colaborativo como la concentración.

Comprender las necesidades de los usuarios de las estaciones de trabajo de oficina

Antes de distribuir los escritorios y las mamparas, realice una evaluación de necesidades que vincule el diseño del espacio de trabajo con los objetivos de la organización. Las preguntas clave incluyen:

• ¿Cuáles son los modos de trabajo principales: concentración, reuniones individuales, colaboración en equipo o tareas de cara al cliente?
• ¿Qué porcentaje de tiempo pasan los empleados en la oficina frente al trabajo remoto?
• ¿Qué equipos requieren una colaboración sincrónica frecuente y cuáles necesitan una concentración silenciosa?

Las encuestas y la observación basadas en datos son esenciales. Por ejemplo, la investigación de Gensler sobre el entorno laboral muestra que los patrones híbridos son ahora la norma y que los empleados valoran la elección de entornos laborales. Utilice estos datos para asignar el espacio y definir los tipos de estaciones de trabajo en lugar de aplicar una distribución uniforme.

Estrategias de zonificación y distribución para estaciones de trabajo de oficinas de planta abierta

Una zonificación eficaz separa las actividades espacial y acústicamente, ofreciendo una variedad de tipos de estaciones de trabajo. Las zonas típicas incluyen:

• Centros de colaboración con bancos o muebles de salón para trabajo en grupo
• Zonas tranquilas con estaciones de trabajo con pantallas altas o cabinas telefónicas para trabajar concentrado
• Áreas de aterrizaje para tareas a corto plazo y escritorios compartidos
• Zonas de apoyo para almacenamiento, impresoras e interacción informal

Reglas prácticas de diseño:

• Coloque zonas de colaboración cerca de salas de reuniones y rutas de circulación.
• Proteger las zonas tranquilas con áreas de almacenamiento, plantas o servicios para reducir la propagación del ruido.
• Utilice muebles modulares para reconfigurar las estaciones de trabajo a medida que cambia el tamaño del equipo

Soluciones acústicas para puestos de trabajo de oficina diáfana

La acústica es la preocupación más frecuente en espacios abiertos. El ruido incontrolado reduce la concentración y aumenta el estrés. Considere estos enfoques estratificados:

• Materiales absorbentes en techos y paredes para reducir la reverberación
• Alturas de pantalla y separadores de escritorio acústicos para amortiguar el sonido directo entre estaciones de trabajo adyacentes
• Cabinas acústicas y cabinas telefónicas para llamadas confidenciales
• Sistemas estratégicos de ruido blanco o de enmascaramiento de sonido cuando sea apropiado

Consulte la guía de la OMS sobre ruido ambiental al definir los límites aceptables de ruido y seleccionar tratamientos acústicos. Los objetivos acústicos ayudan a justificar la inversión y a medir los resultados tras su implementación.

Ergonomía y salud en los puestos de trabajo de oficina

El diseño ergonómico de la estación de trabajo reduce la tensión musculoesquelética y mejora la comodidad. Elementos clave:

• Escritorios de pie o sentado con ajuste de 120 a 160 grados y marcos estables
• Brazos de monitor ajustables que admiten configuraciones de dos monitores y ángulos de visión correctos
• Sillas de trabajo con soporte lumbar, altura de asiento ajustable y reposabrazos que cumplen con las recomendaciones ergonómicas de BIFMA
• Colocación correcta del teclado y el mouse para minimizar la extensión de la muñeca

Al adquirir muebles, priorice productos probados según estándares reconocidos de la industria y proporcione capacitación a los usuarios sobre postura y ajuste del equipo. Las inversiones ergonómicas pueden reducir el ausentismo y mejorar los indicadores de productividad con el tiempo.

Iluminación y confort visual para puestos de trabajo de oficina diáfana

La iluminación afecta directamente la atención, la comodidad y el rendimiento visual. Guía de diseño:

• Combine iluminación en capas: iluminación ambiental, de tareas y de acento
• Proporcionar luces de trabajo ajustables en las estaciones de trabajo para controlar el resplandor directo y mejorar el contraste.
• Utilice estrategias de iluminación natural y control del deslumbramiento para maximizar la luz natural y evitar los reflejos en la pantalla.
• Especifique las temperaturas de color y el CRI que admitan el tipo de trabajo que se está realizando, normalmente de 3500 K a 5000 K para tareas mixtas.

Cómo elegir muebles para puestos de trabajo de oficina de planta abierta

La selección de muebles debe equilibrar la flexibilidad, la durabilidad y la estética. Al comparar soluciones de mobiliario, tenga en cuenta el mantenimiento, la modularidad, la garantía y el cumplimiento ambiental. La siguiente tabla compara los enfoques comunes para estaciones de trabajo.

Métricas de planificación del espacio y densidad para estaciones de trabajo de oficina

Utilice métricas basadas en evidencia al calcular la densidad y la circulación de las estaciones de trabajo. Las métricas de planificación típicas incluyen:

• Área de trabajo asignada por persona: varía según el tipo. Los bancos pueden ocupar de 5 a 7 m² por persona; las soluciones privadas pueden requerir de 8 a 12 m² por persona.
• Asignación de espacio de colaboración: del 15 % al 30 % del área total del espacio de trabajo según la cultura y las necesidades del equipo
• Área de servicio y soporte: 10% a 15% para almacenamiento, impresoras y espacios informales

Valide las suposiciones con sensores de ocupación o zonas piloto y ajuste la densidad según corresponda. El hacinamiento socava las ventajas de un espacio abierto y aumenta el riesgo de rotación.

Planificación de TI y energía para estaciones de trabajo de oficinas de planta abierta

La alimentación confiable, la conectividad de datos y la gestión de cables son fundamentales. Lista de verificación de diseño:

• Suministro de energía y datos en cada estación de trabajo con capacidad a prueba de futuro para monitores y periféricos
• Utilice bandejas para cables integradas o debajo del escritorio para reducir los riesgos de tropiezos y mejorar la estética.
• Plan de cobertura inalámbrica y ubicación de AV para zonas de colaboración
• Coordinar con el proveedor de muebles los módulos de energía integrados y las funciones de administración de energía.

Medición de la productividad y el ROI de las estaciones de trabajo de oficina de planta abierta

Vincule los cambios de diseño con KPI medibles para demostrar el ROI. Los indicadores comunes incluyen:

• Puntuaciones de la encuesta de satisfacción y compromiso de los empleados
• Tiempo dedicado al trabajo concentrado versus sesiones colaborativas, medido mediante observación o herramientas digitales
• Tendencias del ausentismo y las bajas por enfermedad
• Tasas de utilización del espacio y coste inmobiliario por empleado

Las evaluaciones previas y posteriores a la ocupación son esenciales. Por ejemplo, las encuestas de Gensler sobre el lugar de trabajo rastrean cómo los cambios de diseño afectan la experiencia y pueden orientar las mejoras iterativas.

Lista de verificación de implementación para estaciones de trabajo de oficina

Siga un enfoque gradual para reducir las interrupciones y garantizar el éxito:

1. Evaluación: encuestar a los empleados, observar los flujos de trabajo y definir objetivos
2. Diseño: zonificación, especificación de mobiliario, acústica, iluminación y coordinación de TI.
3. Pilotaje: implementar una zona piloto y recopilar datos objetivos y subjetivos
4. Implementación: instalación por fases con gestión de cambios y capacitación de usuarios
5. Evaluación: medir KPI y refinar el diseño

Cómo elegir un socio de muebles para estaciones de trabajo de oficina de planta abierta

La elección de un fabricante o proveedor afecta los plazos, los costes y la longevidad del producto. Criterios clave de evaluación:

• Capacidad de fabricación y plazos de entrega
• Control de calidad y certificaciones pertinentes
• Personalización y soporte CAD/3D para integración en diseños de equipamiento
• Garantía, soporte posventa y experiencia logística global.

Muebles MEI YI: Soluciones personalizadas para estaciones de trabajo de oficina y más

Mobiliario MEI YI: personalizadoFabricante de mueblesAporta más de 16 años de experiencia en el diseño y la producción de mobiliario de alta calidad para oficinas, hoteles, escuelas, centros de salud y espacios públicos en todo el mundo. Para clientes que buscan soluciones fiables y directas de fábrica para estaciones de trabajo de oficina diáfanas, MEI YI ofrece soluciones integrales, desde la concepción hasta la entrega.

Las principales ofertas y puntos fuertes incluyen:

• Fábrica de 25.000 m2 con más de 100 profesionales y más de 10 líneas de producción avanzadas
• Capacidad de producción de más de 20.000 unidades al año con certificaciones ISO, CE y FSC
• Materiales ecológicos de grado E1 y control de calidad completo con inspecciones rigurosas desde las materias primas hasta los productos terminados.
• Servicios OEM/ODM con garantía de 5 años y soporte gratuito de diseño CAD/3D
• Equipo multilingüe con experiencia en proyectos globales, gestionando desde el diseño hasta la entrega y posventa.

Principales productos relevantes para puestos de trabajo de oficina de planta abierta:

• Muebles de oficina: bancos, escritorios regulables en altura,sillas ergonómicas, unidades de almacenamiento, pantallas acústicas
• Mobiliario de hotel ymobiliario escolarPara espacios de oficinas de uso mixto y adyacentes a la hostelería
• Muebles de acero y madera personalizados según las especificaciones del proyecto.

Por qué MEI YI destaca por sus proyectos de planta abierta:

• Valor directo de fábrica que reduce los costos de intermediarios y acorta los plazos de entrega
• Estándares de fabricación comprobados y certificaciones que respaldan las políticas de compras corporativas
• Experiencia en diseño y personalización para crear soluciones de estaciones de trabajo modulares y con información acústica que se alineen con los objetivos organizacionales.

Caso práctico: cálculo del ROI de un pequeño proyecto piloto para nuevas estaciones de trabajo

Supuestos de ejemplo para un proyecto piloto de 50 personas que convierte asientos de banco en grupos híbridos con acústica mejorada y escritorios para sentarse y pararse:

• Mobiliario y obras acústicas iniciales: USD 150.000
• Aumento de productividad estimado: 3 % de promedio en todo el equipo basado en una mejor concentración y ergonomía.
• Costo promedio por empleado con todos los gastos incluidos: USD 80.000 por año

Valor de productividad anual: 50 empleados x 80.000 x 3 % = 120.000 USD. Periodo de recuperación de la inversión en mobiliario = 150.000 / 120.000 = 1,25 años. Este sencillo ejemplo ilustra cómo unas modestas mejoras de productividad pueden justificar estaciones de trabajo de mayor calidad. Los resultados reales dependen de las condiciones de referencia, la gestión de cambios y el rigor de las mediciones.

Mantenimiento y evolución de las estaciones de trabajo de oficina a lo largo del tiempo

Los entornos abiertos evolucionan según las necesidades de la organización. Mejores prácticas para una larga vida útil:

• Especifique acabados duraderos y componentes reemplazables para reducir los costos del ciclo de vida.
• Mantener un pequeño inventario de repuestos y sillas/escritorios de reemplazo.
• Planificar una reconfiguración periódica cada 3 a 5 años para alinearse con los modelos de trabajo cambiantes

Preguntas frecuentes sobre estaciones de trabajo de oficina de planta abierta

• ¿Las estaciones de trabajo de oficina de planta abierta reducirán la confidencialidad?Una zonificación adecuada, tratamientos acústicos y salas privadas pueden mitigar los riesgos de confidencialidad. Utilice salas de reuniones cerradas y cabinas telefónicas para conversaciones delicadas.
• ¿Qué altura deben tener las pantallas de escritorio para lograr privacidad acústica?La altura de la pantalla depende de las tareas y la distribución. Las alturas típicas de las pantallas acústicas son de 400 a 800 mm sobre la superficie del escritorio. Combine las pantallas con paneles de techo absorbentes para obtener mejores resultados.
• ¿Vale la pena invertir en escritorios con sistema de trabajo sentado y de pie?Numerosos estudios demuestran que los escritorios con sistema de trabajo sentado-de pie mejoran la comodidad y pueden reducir el tiempo de sedentarismo. Combinados con formación ergonómica, ofrecen un beneficio medible para el bienestar.
• ¿Cómo puedo medir si un nuevo diseño de estación de trabajo es exitoso?Utilice encuestas previas y posteriores a la ocupación, sensores de utilización, datos de ausentismo e indicadores clave de rendimiento de productividad alineados con los objetivos comerciales.
• ¿Qué certificaciones debo buscar en un proveedor de muebles?Busque gestión de calidad ISO, certificación FSC para materiales responsables, marcado CE para cumplimiento de la UE y clasificaciones de emisiones de formaldehído E1 o similares.
• ¿Cuánta superficie debo asignar por empleado en un diseño de planta abierta?Varía según el tipo de puesto de trabajo. Los bancos pueden ocupar de 5 a 7 m² por persona. Las soluciones híbridas o privadas suelen requerir de 8 a 12 m² por persona. Pruebe y ajuste según los datos de utilización.

Contacto y próximos pasos

Si está planeando un proyecto de oficina abierta y necesita estaciones de trabajo personalizadas, MEI YI Furniture le ofrece soporte de diseño, muestras y diseños CAD/3D gratuitos. Contacte con MEI YI para hablar sobre un proyecto piloto, solicitar un presupuesto o consultar los catálogos de productos de mobiliario de oficina, hotel y escuela. Descubra las ventajas de la fabricación directa, las ventajas de las certificaciones ISO/CE/FSC y las soluciones a medida para sus necesidades de espacio de trabajo.

Referencias

• Instituto de Investigación Gensler. Encuesta Gensler sobre el Lugar de Trabajo en EE. UU. 2022. https://www.gensler.com/research-insight/gensler-us-workplace-survey-2022. Consultado el 10 de mayo de 2024.
• Organización Mundial de la Salud. Directrices sobre ruido ambiental para la Región Europea. 2018. https://www.who.int/publications/i/item/9789241550536. Consultado el 12 de mayo de 2024.
• BIFMA - Asociación de Fabricantes de Mobiliario Comercial e Institucional. Guía de Ergonomía y Mobiliario de Oficina. https://www.bifma.org. Consultado el 20/04/2024.
• Steelcase Research. Análisis del lugar de trabajo y la experiencia del empleado. https://www.steelcase.com/research. Consultado el 25 de abril de 2024.
• Investigaciones ergonómicas revisadas por pares y documentos técnicos sobre escritorios de pie y bienestar laboral. Diversas fuentes consolidadas (2018-2023).