محطات العمل المكتبية المفتوحة: نصائح للتصميم والإنتاجية

تصميم مساحات عمل مفتوحة لتحسين الإنتاجية

لماذا لا تزال محطات العمل المكتبية المفتوحة مهمة للشركات الحديثة

مخطط مفتوحمحطات العمل المكتبيةلا تزال المكاتب المفتوحة خيارًا شائعًا للشركات التي تسعى إلى تعزيز التعاون، وتحسين كفاءة المساحات، وخفض تكاليف العقارات. ومع ذلك، يعتمد نجاح بيئات العمل المفتوحة على التصميم المدروس. فالتصميم السيئ للمكاتب المفتوحة قد يُقلل الإنتاجية، ويزيد من عوامل التشتيت، ويؤثر سلبًا على صحة الموظفين. تقدم هذه المقالة إرشاداتٍ مبنية على الأدلة ونصائح تصميمية عملية لإنشاء محطات عمل مفتوحة تدعم العمل التعاوني والمهام المُركّزة.

فهم احتياجات المستخدمين لمحطات العمل المكتبية

قبل تصميم المكاتب والقواطع، أجرِ تقييمًا للاحتياجات يربط تصميم مكان العمل بأهداف المنظمة. تتضمن الأسئلة الرئيسية ما يلي:

• ما هي أساليب العمل الأساسية: التركيز على العمل الفردي، أو عقد اجتماعات فردية، أو التعاون الجماعي، أو المهام التي تواجه العملاء؟
• ما هي نسبة الوقت الذي يقضيه الموظفون في المكتب مقارنة بالعمل عن بعد؟
• ما هي الفرق التي تتطلب تعاونًا متزامنًا متكررًا، وما هي الفرق التي تحتاج إلى التركيز الهادئ؟

تُعدّ الاستبيانات والملاحظات القائمة على البيانات أساسية. على سبيل المثال، تُظهر أبحاث جينسلر حول أماكن العمل أن الأنماط الهجينة هي السائدة الآن، وأن الموظفين يُقدّرون الخيارات المتاحة في بيئات العمل. استخدم هذه البيانات لتخصيص المساحات وتحديد أنواع محطات العمل بدلاً من تطبيق تصميم واحد يناسب الجميع.

استراتيجيات تقسيم المناطق والتخطيط لمحطات العمل المكتبية المفتوحة

يُفصل تقسيم المناطق الفعال الأنشطة مكانيًا وصوتيًا، مما يوفر مجموعة متنوعة من أنواع محطات العمل. تشمل المناطق النموذجية ما يلي:

• مراكز التعاون مع مقاعد أو أثاث صالة للعمل الجماعي
• مناطق هادئة مع محطات عمل ذات شاشات عالية أو أكشاك هاتف للعمل المركّز
• مناطق الهبوط للمهام قصيرة المدى والمكاتب الساخنة
• مناطق دعم للتخزين والطابعات والتفاعل غير الرسمي

قواعد التخطيط العملي:

• ضع مناطق التعاون بالقرب من غرف الاجتماعات ومسارات الحركة
• مناطق هادئة عازلة مع تخزين أو نباتات أو مناطق خدمة لتقليل تسرب الضوضاء
• استخدم الأثاث المعياري لإعادة تكوين محطات العمل مع تغير أحجام الفريق

الحلول الصوتية لمحطات العمل المكتبية المفتوحة

يُعدّ الصوت من أكثر الأمور التي تُثار في البيئات المفتوحة. فالضوضاء غير المُتحكّم بها تُقلّل التركيز وتزيد من التوتر. فكّر في هذه الطرق المُتعدّدة:

• مواد ماصة على الأسقف والجدران لتقليل الصدى
• ارتفاعات الشاشة وفواصل المكتب الصوتية لتقليل الصوت المباشر بين محطات العمل المتجاورة
• أجهزة صوتية وكابينة هاتف للمكالمات السرية
• أنظمة الضوضاء البيضاء أو أنظمة إخفاء الصوت الإستراتيجية عند الاقتضاء

يُرجى الرجوع إلى إرشادات منظمة الصحة العالمية بشأن الضوضاء البيئية عند تحديد حدود الضوضاء المقبولة واختيار المعالجات الصوتية. تُساعد الأهداف الصوتية الموضوعية على تبرير الاستثمار وقياس النتائج بعد التنفيذ.

بيئة العمل والصحة في محطات العمل المكتبية

تصميم محطة العمل المريح يُخفف الضغط على الجهاز العضلي الهيكلي ويُحسّن الراحة. العناصر الرئيسية:

• مكاتب للجلوس والوقوف مع إمكانية تعديلها من 120 إلى 160 درجة وإطارات ثابتة
• أذرع شاشة قابلة للتعديل تدعم تكوينات الشاشة المزدوجة وزوايا المشاهدة الصحيحة
• كراسي عمل مع دعم قطني وارتفاع مقعد قابل للتعديل ومساند للأذرع تتوافق مع توصيات BIFMA المريحة
• وضع لوحة المفاتيح والماوس بشكل صحيح لتقليل امتداد المعصم

عند شراء الأثاث، أعطِ الأولوية للمنتجات التي خضعت لاختبارات مطابقة لمعايير الصناعة المعترف بها، ووفر تدريبًا للمستخدمين على ضبط وضعياتهم وضبط المعدات. الاستثمارات في بيئة العمل المريحة تُقلل من التغيب وتُحسّن مؤشرات الإنتاجية بمرور الوقت.

الإضاءة والراحة البصرية لمحطات العمل المكتبية المفتوحة

تؤثر الإضاءة بشكل مباشر على اليقظة والراحة والأداء البصري. إرشادات التصميم:

• دمج الإضاءة المتعددة الطبقات: الإضاءة المحيطة، وإضاءة المهام، والإضاءة المميزة
• توفير مصابيح مهام قابلة للتعديل في محطات العمل للتحكم في الوهج المباشر وتحسين التباين
• استخدم استراتيجيات الإضاءة الطبيعية والتحكم في الوهج لتحقيق أقصى استفادة من الضوء الطبيعي مع تجنب انعكاسات الشاشة
• تحديد درجات حرارة اللون ومؤشر تجسيد اللون الذي يدعم نوع العمل الذي يتم إنجازه، وعادة ما يكون من 3500 كلفن إلى 5000 كلفن للمهام المختلطة

اختيار الأثاث لمحطات العمل المكتبية المفتوحة

يجب أن يتوازن اختيار الأثاث بين المرونة والمتانة والملاءمة الجمالية. عند مقارنة حلول الأثاث، ضع في اعتبارك الصيانة، والتركيبات المعيارية، والضمان، والامتثال البيئي. يقارن الجدول أدناه بين أساليب العمل الشائعة.

مقاييس تخطيط المساحة وكثافة محطات العمل المكتبية

استخدم مقاييس قائمة على الأدلة عند حساب كثافة محطات العمل وتوزيعها. تشمل مقاييس التخطيط النموذجية ما يلي:

• مساحة العمل المخصصة لكل شخص: تختلف حسب النوع. يمكن أن تتراوح مساحة المقاعد بين 5 و7 أمتار مربعة للشخص الواحد؛ أما الحلول التي تركز على الخصوصية فقد تتطلب مساحة تتراوح بين 8 و12 مترًا مربعًا للشخص الواحد.
• تخصيص مساحة التعاون: من 15% إلى 30% من إجمالي مساحة العمل حسب الثقافة واحتياجات الفريق
• منطقة الخدمة والدعم: من 10% إلى 15% للتخزين والطابعات والمساحات غير الرسمية

تحقق من صحة الافتراضات باستخدام أجهزة استشعار الإشغال أو المناطق التجريبية، واضبط الكثافة وفقًا لذلك. يُقوّض الاكتظاظ فوائد المساحات المفتوحة ويزيد من مخاطر دوران الموظفين.

تخطيط تكنولوجيا المعلومات والطاقة لمحطات العمل المكتبية المفتوحة

تُعد الطاقة الموثوقة، واتصال البيانات، وإدارة الكابلات أمرًا بالغ الأهمية. قائمة التحقق من التصميم:

• توفير الطاقة والبيانات في كل محطة عمل مع سعة مستقبلية للشاشات والأجهزة الطرفية
• استخدم صواني الكابلات أسفل المكتب أو المدمجة لتقليل مخاطر التعثر وتحسين المظهر الجمالي
• خطة التغطية اللاسلكية وموقع AV لمناطق التعاون
• التنسيق مع بائع الأثاث للحصول على وحدات الطاقة المتكاملة وميزات إدارة الطاقة

قياس الإنتاجية والعائد على الاستثمار في محطات العمل المكتبية المفتوحة

اربط تغييرات التصميم بمؤشرات أداء رئيسية قابلة للقياس لإظهار عائد الاستثمار. تشمل المؤشرات الشائعة ما يلي:

• نتائج استطلاع رضا الموظفين ومشاركتهم
• الوقت المستغرق في العمل المركّز مقابل الجلسات التعاونية، والذي يتم قياسه من خلال الملاحظة أو الأدوات الرقمية
• اتجاهات الغياب والإجازات المرضية
• معدلات استغلال المساحة وتكلفة العقارات لكل موظف

تقييمات ما قبل الإشغال وما بعده ضرورية. على سبيل المثال، تتتبع استطلاعات جينسلر لأماكن العمل كيفية تأثير تغييرات التصميم على تجربة العمل، ويمكنها توجيه التحسينات المتكررة.

قائمة التحقق من التنفيذ لمحطات العمل المكتبية

اتبع نهجًا تدريجيًا لتقليل الاضطراب وضمان النجاح:

1. التقييم: استطلاع رأي الموظفين، ومراقبة سير العمل، وتحديد الأهداف
2. التصميم: تقسيم المناطق، ومواصفات الأثاث، والصوتيات، والإضاءة، وتنسيق تكنولوجيا المعلومات
3. الإرشاد: ​​تنفيذ منطقة تجريبية وجمع البيانات الموضوعية والذاتية
4. الطرح: التثبيت التدريجي مع إدارة التغيير وتدريب المستخدم
5. التقييم: قياس مؤشرات الأداء الرئيسية وتحسين التصميم

اختيار شريك الأثاث لمحطات العمل المكتبية المفتوحة

يؤثر اختيار المُصنِّع أو المُورِّد على الجدول الزمني والتكاليف وعمر المنتج. معايير التقييم الرئيسية:

• القدرة على التصنيع ومواعيد التسليم
• مراقبة الجودة والشهادات ذات الصلة
• التخصيص ودعم CAD/3D للتكامل في تصميمات التجهيز
• الضمان ودعم ما بعد البيع والخبرة اللوجستية العالمية

أثاث MEI YI: حلول مخصصة لمحطات العمل المكتبية والمزيد

أثاث MEI YI: مخصصمصنع الأثاثتتمتع MEI YI بخبرة تزيد عن 16 عامًا في تصميم وإنتاج أثاث عالي الجودة للمكاتب والفنادق والمدارس ومراكز الرعاية الصحية والأماكن العامة حول العالم. للعملاء الذين يبحثون عن حلول موثوقة ومباشرة من المصنع لمحطات العمل المكتبية المفتوحة، تقدم MEI YI إمكانيات متكاملة من الفكرة إلى التسليم.

تشمل العروض الأساسية والقوة ما يلي:

• مصنع بمساحة 25000 متر مربع مع أكثر من 100 متخصص وأكثر من 10 خطوط إنتاج متقدمة
• قدرة إنتاجية تصل إلى أكثر من 20000 وحدة سنويًا مع شهادات ISO وCE وFSC
• مواد صديقة للبيئة من الدرجة E1 ومراقبة جودة كاملة مع عمليات تفتيش صارمة من المواد الخام إلى المنتجات النهائية
• خدمات OEM/ODM مع ضمان لمدة 5 سنوات ودعم مجاني لتصميم CAD/3D
• فريق متعدد اللغات ذو خبرة في المشاريع العالمية، والتعامل مع التصميم حتى التسليم وما بعد البيع

المنتجات الرئيسية ذات الصلة بمحطات العمل المكتبية المفتوحة:

• أثاث المكاتب: مقاعد، مكاتب قابلة لتعديل الارتفاع،كراسي مريحةوحدات تخزين وشاشات صوتية
• أثاث الفندق وأثاث مدرسيللمساحات المكتبية متعددة الاستخدامات والمجاورة للضيافة
• أثاث مخصص من الفولاذ والخشب مصمم حسب مواصفات المشروع

لماذا تتميز MEI YI بالمشاريع ذات المخطط المفتوح:

• قيمة المصنع المباشرة التي تقلل من تكاليف الوسيط وتقصير أوقات التسليم
• معايير التصنيع والشهادات المثبتة التي تدعم سياسات المشتريات للشركات
• خبرة في التصميم والتخصيص لإنشاء حلول محطات عمل معيارية ومدعمة صوتيًا تتوافق مع الأهداف التنظيمية

سيناريو الحالة: حساب عائد الاستثمار التجريبي الصغير لمحطات العمل الجديدة

أمثلة على الافتراضات للطيار الذي يتسع لخمسين شخصًا والذي يقوم بتحويل مقاعد البدلاء إلى مجموعات هجينة ذات صوتيات محسنة ومكاتب للجلوس والوقوف:

• أعمال الأثاث والصوتيات الأولية: 150,000 دولار أمريكي
• تقدير زيادة الإنتاجية: 3% في المتوسط ​​عبر الفريق بناءً على تحسين التركيز وبيئة العمل
• متوسط ​​تكلفة الموظف الكامل: 80,000 دولار أمريكي سنويًا

قيمة الإنتاجية السنوية: ٥٠ موظفًا × ٨٠,٠٠٠ × ٣٪ = ١٢٠,٠٠٠ دولار أمريكي. فترة استرداد استثمار الأثاث = ١٥٠,٠٠٠ / ١٢٠,٠٠٠ = ١.٢٥ سنة. يوضح هذا المثال البسيط كيف يُمكن لتحسينات الإنتاجية المتواضعة أن تُبرر استخدام محطات عمل عالية الجودة. تعتمد النتائج الفعلية على الظروف الأساسية، وإدارة التغيير، ودقة القياس.

صيانة محطات العمل المكتبية وتطويرها بمرور الوقت

تتطور البيئات المفتوحة مع احتياجات المؤسسات. أفضل الممارسات لضمان استمرارية العمل:

• تحديد التشطيبات المتينة والمكونات القابلة للاستبدال لتقليل تكاليف دورة الحياة
• الحفاظ على مخزون صغير من قطع الغيار والكراسي/المكاتب البديلة
• التخطيط لإعادة التكوين بشكل دوري كل 3 إلى 5 سنوات لتتماشى مع نماذج العمل المتغيرة

الأسئلة الشائعة حول محطات العمل المكتبية المفتوحة

• هل تؤدي محطات العمل المكتبية المفتوحة إلى تقليل السرية؟يمكن للتقسيم المناسب للمناطق، والمعالجات الصوتية، والغرف الخاصة أن تُخفف من مخاطر السرية. استخدم غرف اجتماعات مغلقة وأكشاك هاتف للمحادثات الحساسة.
• ما هو الارتفاع المناسب لشاشات المكتب لتحقيق الخصوصية الصوتية؟يعتمد ارتفاع الشاشة على المهام والتخطيط. يتراوح ارتفاع الشاشة الصوتية عادةً بين 400 و800 مم فوق سطح المكتب. للحصول على أفضل النتائج، يُنصح بدمج الشاشات مع ألواح السقف الماصة.
• هل مكاتب الجلوس والوقوف تستحق الاستثمار؟تُظهر دراسات متعددة أن مكاتب الجلوس والوقوف تُحسّن الراحة وتُقلل من وقت الجلوس. وعند دمجها مع تدريبات بيئة العمل، تُحقق فوائد صحية ملموسة.
• كيف يمكنني قياس مدى نجاح تصميم محطة العمل الجديدة؟استخدم استطلاعات الرأي قبل وبعد الإشغال، وأجهزة استشعار الاستخدام، وبيانات الغياب، ومؤشرات الأداء الرئيسية للإنتاجية المتوافقة مع أهداف العمل.
• ما هي الشهادات التي يجب أن أبحث عنها في مورد الأثاث؟ابحث عن إدارة الجودة ISO، وشهادة FSC للمواد المسؤولة، وعلامة CE للامتثال للاتحاد الأوروبي، وتصنيفات انبعاث الفورمالديهايد E1 أو ما شابه.
• ما مقدار المساحة التي يجب أن أخصصها لكل موظف في مخطط مفتوح؟تختلف المساحة باختلاف نوع محطة العمل. تتراوح مساحة المقاعد بين 5 و7 أمتار مربعة للشخص الواحد. أما الحلول الهجينة أو المخصصة للاستخدام الخاص، فتتطلب عادةً مساحة تتراوح بين 8 و12 مترًا مربعًا للشخص الواحد. يمكنك تجربة هذه الحلول وتعديلها بناءً على بيانات الاستخدام.

الاتصال والخطوات التالية

إذا كنت تخطط لمشروع مكتب مفتوح وتحتاج إلى محطات عمل مخصصة، فإن أثاث MEI YI يقدم دعمًا في التصميم، ونماذج، وتصاميم CAD/ثلاثية الأبعاد مجانية. تواصل مع MEI YI لمناقشة مشروع تجريبي، أو طلب عرض أسعار، أو مراجعة كتالوجات منتجات أثاث المكاتب والفنادق والمدارس. استكشف مزايا البيع المباشر من المصنع، ومزايا الحصول على شهادات ISO/CE/FSC، والحلول المصممة خصيصًا لتلبية احتياجات مساحة عملك.

مراجع

• معهد جينسلر للأبحاث. استطلاع جينسلر لأماكن العمل في الولايات المتحدة لعام ٢٠٢٢. https://www.gensler.com/research-insight/gensler-us-workplace-survey-2022. تاريخ الوصول: ١٠ مايو ٢٠٢٤.
• منظمة الصحة العالمية. إرشادات الضوضاء البيئية للمنطقة الأوروبية. ٢٠١٨. https://www.who.int/publications/i/item/9789241550536. تاريخ الوصول: ١٢ مايو ٢٠٢٤.
• BIFMA - رابطة مصنعي أثاث الأعمال والمؤسسات. إرشادات حول بيئة العمل وأثاث المكاتب. https://www.bifma.org. تاريخ الوصول: ٢٠ أبريل ٢٠٢٤.
• ستيلكيس للأبحاث. رؤى حول بيئة العمل وتجربة الموظفين. https://www.steelcase.com/research. تاريخ الوصول: 25 أبريل 2024.
• أبحاث ودراسات علمية محكمة في بيئة العمل حول مكاتب الجلوس والوقوف ورفاهية الموظفين. مصادر متعددة، مُجمّعة، للفترة من ٢٠١٨ إلى ٢٠٢٣.